Как заставить ERP работать, а не быть «тяжким грузом» на шее Заказчика? О саботаже пользователей

Внедрение системы автоматизированного управления производством (АСУП класса ERP) уже многие годы считается «золотым стандартом» в вопросах организации эффективного управления деятельностью производственных предприятий. Руководители заводов уверенно ставят задачу по внедрению ERP, ожидая от нее немедленной помощи в вопросах планирования производственной деятельности, управления ресурсами и контроля всех бизнес-процессов предприятия. При этом многие забывают о целом пласте подводных камней, с которыми приходится столкнуться в процессе внедрения системы и запуска ее в промышленную эксплуатацию.

Составляя план внедрения ERP необходимо помнить, что получившаяся в итоге кропотливой работы система, создавалась именно в помощь руководителям. Чтобы те, в свою очередь, на основе реальных и четких показателей принимали оперативные управленческие решения, ведущие в итоге к снижению издержек и общему увеличению эффективности производства. Понимая это, не стоит забывать о том, что внедрение ERPможет привести к росту объема операционной работы у рядовых сотрудников, вынужденных отражать все промежуточные итоги своей деятельности в системе. Соответственно увеличится и прозрачность их работы, что может вызвать определенное (и вполне объяснимое) недовольство со стороны персонала.

Раньше, до внедрения ERP, все отчеты сотрудника об объеме и качестве работы носили весьма субъективный характер, и начальство было вынуждено принимать их на веру. Однако постоянное внесение мельчайших промежуточных данных в систему придает деятельности сотрудника практически полную прозрачность, минимизируя возможность скрытия или искажения фактов.

Подобное сопротивление со стороны рядовых сотрудников при внедрении системы обычно носит всеобъемлющий масштаб и уже заработало себе славу классического «бунта на корабле».

Поэтому первая и крайне важная задача любого руководителя — подавить бунт «матросов» во благо процветания компании.

Не менее важной задачей является составление грамотного технического задания для настройки и доработки ERP системы. В первую очередь в данном случае важно понимать особенности выбранного программного продукта и возможности его подстройки под требования бизнес-процессов предприятия. Крайне важно при внедрении таким образом использовать функциональность ПО, чтобы по максимуму избежать повторного ввода информации и избежать лишних доработок.

Часто в системе требуется ввод лишней информации лишь потому, что в программе она помечена как обязательная. Все эти нюансы следует учесть при составлении технического задания, и заложить в него создание необходимых интерфейсов, которые устраняли бы ненужный ввод данных. Ведь терминал не запрашивает у вас паспортные данные при оплате мобильного телефона, также и ERP не должна запрашивать те данные, которые не являются необходимыми для конкретной выполняемой функции бизнес-процесса. В противном случае ситуация может сложиться весьма печально.

Перенесемся на некоторое время вперед. «Бунт» подавлен. Все пожелания учтены. Система внедрена и запущена в промышленную эксплуатацию. Рядовые сотрудники вносят все данные, соблюдают регламенты и выполняют прочие (многочисленные) требования системы. Благодаря ERP руководство видит наглядную картину, которая имеется на предприятии, получает все возможные отчеты. Казалось бы, цели внедрения достигнуты.

Однако через какое-то время руководство стало замечать, что КПД Клары Михайловны со склада планомерно уменьшается. Почему? Ведь система должна способствовать его увеличению. Начали разбираться. В итоге картина сложилась следующая: пока ERP не было, и Клара Михайловна вела складской учет «кустарным» способом, ее КПД был высок, потому что она вносила в бумажки только ту информацию, которая реально была нужна на ее участке. Ни больше ни меньше. А после внедрения ERP она вынуждена вводить все данные, которые запрашивает система: начиная от девичьей фамилии ее матери, заканчивая курсом валюты на соответствующее число. В итоге несчастная кладовщица тратит все свое рабочее время на обслуживание системы, а не работу со складом.

Получается, что все вышло наоборот, и вместо повышения эффективности работы конкретного сотрудника система ее снизила!

Здесь важно понимать, что:

• ERP внедряется не для того, чтобы люди работали на нее, а для того, чтобы она работала на людей. Только тогда у сотрудников не будет повода саботировать внедрение.
• Часто сотруднику действительно приходится вносить в системе больше информации чем он привык. Причем эта информация возникает в точке процесса (функции) которую исполняет этот сотрудник, а вот используется введенная информация в других функциях, которую выполняют другие сотрудники. И с этим ничего поделать нельзя, но можно ли  в таком случае говорить, что эффективности работы сотрудника снизилась?

Поэтому всегда необходимо сопоставлять требуемые системой данные для ввода и необходимые и достаточные данные для конкретного бизнес-процесса. Важно соотносить решение, принятое на проекте по созданию ERP, с целями, которые данным проектом преследуются. И путь к достижению этих целей должен быть максимально коротким, чтобы не загружать ERP и не усложнять чрезмерно работу сотрудников сверх необходимости.

В таком случае, руководство получит эффективный инструментарий контроля и планирования, а персонал будет подотчетен, но при этом сможет заниматься своими непосредственными задачами.

[evc_social_likes]