Починим ваш проект! или записки из паровозного депо

Осенью прошлого года вышла статья «ДЕДская железная дорога» о типичных ошибках в проектах внедрения ERP, которые приводят команду проекта в весьма странные места.

Как это ни удивительно, места, описанные в статье, оказались настолько привлекательны, что их посещаемость за прошедший год не изменилась. Поток запросов в компанию ИТРП на ремонт кем-то “почти сделанных проектов” не ослабевает.  Был даже отмечен своеобразный «антирекорд». За два года в рамках одного проекта сотрудники завода, привлеченные к проекту, смогли посетить больше половины мест, описанных в статье.

К нам обратилось предприятие, проект создания ERP-системы которого начался с командой, имеющей опыт создания только учетных программ, закономерно попав в «Саргассово море» непонимания логики работы ERP-системы.

Оттуда проект был извлечен силами сменённой внешней команды, но, как вскоре выяснилось — чтобы, побывав в железнодорожном тупике «Не с того начали» отсутствия внятной методологии внедрения, быть загнанным на минное поле «Чего изволите». На котором взрывами бессистемных доработок и дописок оказалось уничтожено проектное управление.

Тут нужно отдать должное мужеству и героизму сотрудников Заказчика, вовлеченных в проект. Потребность в системе оказалась настолько велика, что они собственными силами, буквально «на руках», вынесли проект с минного поля… И занесли его в «Мраморный карьер» создания однобоких систем, где он пока и находится.  К сожалению, силы кончились, деньги израсходованы. Этот случай примечателен только масштабом «путешествия». Основная масса похожих проектов останавливается в каком-то одном месте, реже посещается два.

Проект создания системы автоматизированного управления предприятием ERP класса просто не может быть быстрым и несложным. Это не только «как настроить программу», но много организационных изменений внутри предприятия. Мы сейчас не говорим о проектах, где был использован программный продукт 1С:ERP как инструмент создания учетной системы, такой большой дорогой бухгалтерской программы. Речь идет о проектах, цель которых — создание полного цикла управления. О системах, планирующих — управляющих исполнением — учитывающих результат — помогающих корректировать следующий план. Такие системы создаются в сроки от одного года. Быстрее просто не получится. И риск загнать такой проект в тупик или пустить по кольцевой ветке и диспетчеров на станциях не обойтись.

Анализ и систематизация накопленного опыта «ремонтно-восстановительных работ», проводимых нашими экспертами на свернувших не туда проектах подсказал достаточно простое решение. Внешний аудит. Не нужно ждать признаков, что вы заехали в одно из тех самых странных мест. Два–три раза за проект стоит привлечь внешних экспертов, просто чтобы услышать их мнение, все ли правильно делается. Пусть постоят рядом с проезжающим поездом вашего проекта и посмотрят — не валит ли дым от давно заклинивших подшипников, не падает ли из вагонов груз, да и вообще — же, сколько было в начале? Пусть во время короткой остановки обойдут состав, постучат по колесным парам — нет ли трещины. Несколько дней на контрольную проверку — это значительно проще, чем перезапуск проекта. Как правило, такая проверка может проходить в неформальном формате — знакомства с существующей проектной документацией, разговора с руководителем проекта со стороны Заказчика и со стороны команды исполнителя вполне достаточно эксперту для вердикта — все хорошо, можно двигаться дальше или требуется более внимательно и вдумчиво проанализировать полученные результаты, похоже, что что-то сломалось или вот-вот выйдет из строя.

К сожалению, чаще экспертам компании ИТРП приходится сталкиваться с ситуацией «Все, приехали! Станция? Нет, рельсы закончились!» и тут уже «постукиванием по колесам» не обойтись. В среднем, в зависимости от сложности и масштаба предприятия, диагностика проекта в состоянии, когда Заказчик говорит «мы понимаем, что что-то идет сильно не так» занимает от двух недель до месяца.

Компанией «Институт типовых решений — Производство» для такой диагностики проектов на производственных предприятиях был разработан стандартный план проведения аудита.

Укрупненно аудит делится на две части: проверка «паровоза» информационной системы и «путей» хода проекта.

Проверяем информационную систему – настройки, полноту и достоверность информации, правильность выбранных методов реализации бизнес-процессов:

Номенклатура.

• Структурированность и информативность наименований номенклатуры;
• Наличие и структурированность сведений о параметрах номенклатуры;
• Обоснованность использования характеристик номенклатуры – плюсы и минусы (минусов обычно оказывается больше);
• Обоснованность построения складской аналитики (разделение между нормативными и оперативными позициями – номенклатура/серии/партии);
• Потенциальное наличие дублей (приблизительно процент номенклатуры с дублями);
• Неактуальные (исторические позиции) – количество и процент позиций, по которым не было движений и остатков в течение последнего года;
• Соответствие номенклатурных позиций складского учета материалов (в остатках) и КТД: входными позициями спецификаций (в процентах);

Спецификации, технологические карты:

• Наличие по актуальным позициям готовой продукции и полуфабрикатов;
• Степень наполнения спецификаций и техкарт с перечнем отсутствующих данных, критичных для выполнения функций планирования и диспетчеризации производства, управления потребностями в материальных, трудовых ресурсах, времени работы оборудования;
• Обоснованность методических решений по структуре спецификаций (этапность, разделение по видам рабочих центров). Обосновано/необоснованно/комментарий;
• Наличие процедур (и их исполнение) по вводу и корректировке спецификаций и техкарт, их непрерывной актуализации;
• Мнение ключевых пользователей о достоверности справочника.

Состояние системных справочников. Заполненность и обоснованность структуры:

• Виды номенклатуры;
• Группы финансового учета номенклатуры;
• Структура предприятия;
• Склады и помещения.

Проектные методические решения и их реализация, в т. ч.

• Состояние данных по учету затрат и расчету себестоимости
• Перечень настроек, влияющих на расчет себестоимости, и соответствие каждой настройки целям проекта (потребностям бизнеса) и учетной политике.
• Соответствие предложенной методологии управления производством (планирование, диспетчеризация) реальным потребностям бизнеса (если стоят соответствующие задачи).
• Мнение пользователей, руководителей о состоянии системы и проекта с комментариями эксперта)

Анализируем ход проекта, наличие внятных инструментов управления проектом, применимость подходов, достоверность информации о ходе исполнения проекта:

Анализ применяемой технологии проектных работ:

• Выполненный этап / вид услуг.
• Комментарий по последствиям для проекта используемого подхода и технологии.
• Комментарий по оптимальной организации услуг, работ и технологии.
• Комментарий по наличию документации, ее качеству и целостности.
• Признак: соответствует технологии рекомендованной 1С/соответствует частично/не соответствует

Анализ последних доработок (не более 5-ти, на выбор заказчика) в виде таблицы:

• Мероприятие/доработка
• Комментарий по корректности с точки зрения возможности использования типового функционала вместо доработки.
• Комментарий по соответствию внешним целям проекта (обоснованность).
• Комментарий по системности.
• Комментарий по наличию документации, ее качеству и целостности.
• Признаки: соответствие целям проекта: соответствует/соответствует частично/не соответствует. Системность: системно/не системно.

По итогам результатов проверки разрабатывается, согласуется с Заказчиком план дальнейшего развития проекта, учитывающий фактическую и запланированную готовность уже реализованных блоков, доступность ресурсов, описывающий реализацию проекта в виде Задач.

Отдельно даются рекомендации Заказчику по проведению организационных мероприятий внутри компании и изменениям в составе и мотивации команды проекта.

Если причинами проблем проекта окажется недостаток опыта и знаний команды, то по итогам аудита может быть предложена экспертно-консультационная помощь. Специалисты компании ИТРП, имеющие опыт реализации сложных задач на аналогичном типе производства, помогут в выборе методических решений, проконсультируют, расскажут о том, как похожие проблемы были решены на уже реализованных проектах, окажут помощь в функциональном моделировании. Иногда полезной оказывается услуга “прокачки” команды —  составление плана по прохождению обучающих курсов, контроль качества обучения, помощь в применении полученных знаний.

Столкнулись с похожей ситуацией? Обращайтесь, поможем!

Автор: Егор Грациано